Podpis elektroniczny to nowoczesne rozwiązanie umożliwiające usprawnienie procesowania dokumentów w firmie. Aktualnie wykorzystywany jest w urzędach, placówkach rządowych oraz firmach. Jednak czy jego zastosowanie faktycznie niesie ze sobą tak wiele dobrego? Dowiedz się jak zrobić podpis elektroniczny w firmie i jakie korzyści on przyniesie.
Czego się dowiesz:
- Dokument z podpisem elektronicznym – czy jest ważny
- Jak wyrobić podpis elektroniczny firmie
- Podpis elektroniczny – zalety dla firm
Dokument z podpisem elektronicznym – czym jest?
Podpis elektroniczny to nic innego jak możliwość oznakowania dokumentu własnym imieniem i nazwiskiem za pomocą urządzenia elektronicznego.
Jest on tak samo istotny jak podpis ręczny stąd stanowi argument w kwestiach prawnych.
W praktyce więc każdy dokument z podpisem elektronicznym stanowi taką samą wartość, jak wydrukowany dokument z podpisem ręcznym.
Dowiedz się: Gdzie używać podpisu elektronicznego.
Jak zrobić i podpisać dokument podpisem elektronicznym?
E-podpis wydawany jest przez odpowiedniego usługodawcę, który aktywując usługę, przypisuje do znaku elektronicznego tożsamość danej osoby.
Nadanie takiego podpisu wymaga podpisania umowy z usługodawcą i odebrania odpowiedniego urządzenia za pośrednictwem, którego można podpisywać dokumenty.
Podpis elektroniczny wykonuje się za pomocą specjalnej aplikacji. W praktyce jest to po prostu kilka kliknięć i gotowe.
Skoro to takie proste, to czy niesie to ze sobą jakieś korzyści dla firm?
Oczywiście, że tak. Poznasz je poniżej.
Podpis elektroniczny – korzyści dla firm
Wyrobienie podpisu elektronicznego i jego używanie jest proste. Cena takiej usługi również nie jest wygórowana i sięga średnio 500 zł/rok.
Dokładną ceną poznasz w artykule: ile kosztuje podpis elektroniczny.
Nie pozostaje więc nic innego jak nabycie takiego e-podpisu i jego wykorzystanie. A warto, ponieważ:
Podpis elektroniczny to oszczędność czasu i pieniędzy
E-podpis upraszcza przetwarzanie dokumentów. Tych nie trzeba drukować, skanować, wysyłać i czekać na reakcję drugiej strony.
Wystarczy kilka kliknięć i strony w kilka sekund mogą spisać umowę. Niesie to ze sobą nie tylko oszczędność czasu, ale i pieniędzy.
Szybkość przekładająca się na produktywność
Korzystając z podpisu elektronicznego, wszelkie decyzje podejmowane w obrębie przedsiębiorstwa będą szybciej wdrażane w życie.
Załóżmy, że spółka ma 7 działów i każdy z nich powinien zatwierdzić dany dokument. Zanim ten trafi do każdego minie, co najmniej kilka godzin.
Dzięki e-podpisowi ten może być rozesłany do każdego interesariusza natychmiast i równie szybko podpisany.
Więcej miejsca i bezpieczeństwo
Korzystanie z elektronicznych podpisów oszczędza firmie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów.
Regały, szafki i segregatory to przeżytek. Wszystko może znajdować się w aplikacji. To czysta oszczędność powierzchni biurowej.
Aplikacja jest szyfrowana specjalnym algorytmem, dzięki czemu dokumenty na pewno nie trafią w niepowołane ręce. To wyższy poziom bezpieczeństwa.
Szybsza obsługa klienta
Klienci lubią być obsłużeni szybko. Nikt nie lubi siedzieć w kolejkach i czekać. Zatem im szybciej druga strona otrzyma umowę, fakturę lub inny dokument, tym bardziej zadowolona będzie.
E-podpis to umożliwia. To innowacyjne rozwiązanie, które już niebawem stanie się standardem w obsłudze klienta.
Podsumowanie
Prowadząc firmę, warto inwestować w nowe i korzystniejsze dla organizacji rozwiązania. Dzięki nim można optymalizować procesy zachodzące w firmie, a co za tym idzie zmniejszać koszty i zwiększać przychód.
Podpis elektroniczny to sposób na podniesienie wydajności pracy firmy, stąd warto w niego inwestować.
Umów się na niezobowiązującą rozmowę z konsultantem i poznaj specjalną ofertę dla Twojej firmy.
